Ryhmä- eMentorointi (AIHE1)

Ryhmä-eMentorointi opintojaksoon sisältyvä Skype- kokous 21.12.2016 klo.18.00- 19.20.

Skype- kokoukseen osallistuivat seuraavat henkilöt:

Aktorit:         Jenni Kitti, Maria Ruuska

eMentorit:     Terhi Marjakangas, Pentti Pärnänen ja Juha Kärkkäinen.

eMentorien valitsemat mentorointimenetelmät:

Terhi Marjakangas = Job Challenge Question Framework (kysyminen)

Pentti Pärnänen =  Avoimien kysymysten muotoileminen

Juha Kärkkäinen = 3 D technique (nopea koutsaus).

Skype- kokouksen aihe (Ryhmä-eMentorointisuunnitelma):

Tiimityön merkitys ja mahdollisuudet 2010- luvun työyhteisössä (AIHE 1).

Skype- kokouksen tavoite (Ryhmä-eMentorointisuunitelma):

Tavoitteena ymmärtää tiimi – ja työryhmämuotojen eroavaisuudet.

Ennakkovalmistautuminen:

Aktorit laativat viisi (5) aiheeseen liittyvää kysymystä. Aktorit lähettivät kysymykset eMentoreille tutustumista ja perehtymistä varten noin viikko ennen varsinaista Skype-kokousta.

Koollekutsuja:

Skype- kokouksen koollekutsujana toimi eMentori Juha Kärkkäinen.

Skype-kokouksen kulku:

Skype- kokouksen aloittamisessa oli hieman teknisiä ongelmia ja kokouksen aloittaminen viivästyi noin 20 minuuttia.  Teknisten ongelmien jälkeen ryhmäpuhelu saatiin kuitenkin muodostettua ja kokous voitiin käynnistää.

Kokouksen aluksi koollekutsuja kävi läpi kokousteknisiä yleisiä periaatteita; kysyminen, vastakysyminen, puheenvuorojen muodostuminen, seuraavaan kysymykseen siirtyminen jne.

Kokoustekniset periaatteet olivat seuraavat:

Aktori esittää kysymyksen, jonka jälkeen eMentorit lähestyvät kysymystä valitsemansa mentorointimenetelmän mukaisesti. eMentoreille määriteltiin puheenvuorojärjestys, jonka mukaisesti jokainen eMentori käytti oman puheenvuoronsa.  eMentorien yhteisenä tavoitteena oli auttaa aktoreita heidän mieltä askarruttavissa kysymyksissä ja saada aikaan hieman ”lisävalaistusta” ja tukea aktorien omalle pohdinnalle. 

Edellä mainittujen periaatteiden mukaisesti Skype- kokouksessa ehdittiin käsitellä molempien aktorien osalta kaksi (2) kysymystä.  

Skype- kokouksen tulos:

Skype- kokous toteutettiin ensimmäinen kerran eRyhmämentorointi tilaisuutena tällä kokoonpanolla. Ensimmäinen toteutuskerta on aina erittäin haasteellinen, koska osallistujat ovat vielä hieman ”epävarmoja” siitä, että miten kokouksessa tulisi toimia. Lisäksi voidaan vielä todeta, että molempien aktoroitavien henkilöiden eMentorina toimii Juha Kärkkäinen ja näin ollen Terhi ja Pentti eivät tunteneet aktoreita entuudestaan. Lisäksi taustalla oli tietenkin myös teknisiä ICT-ongelmia.

Näiden edellä mainittujen tekijöiden vuoksi en ole aivan varma, että saavutimmeko Skype- kokoukselle määritellyn tavoitteen kokonaan vai osittain.  

Huomioitavia asioita seuraavaan Skype- kokoukseen:

1.      Kokouksen ajankohta

Kokouksen aloitusajankohdan varmistamiseksi on erittäin tärkeää, että kokoukseen osallistujat liittyvät Skype- kokoukseen hyvissä ajoin ennen varsinaista aloitusaikaa. Tällä menettelyllä varmistamme sen, että kokouksen aikataulu toteutuu alkuperäisen suunnitelman mukaisesti. Alkuperäisen kokousaikataulun toteuttaminen on erittäin tärkeää sen vuoksi, koska kokoukseen osallistujat ovat suunnitelleet oman ja perheen tarvitseman ajantarpeen alkuperäisen kokousaikataulun mukaisesti.    

 

2.      Ennakkovalmistautuminen

On erittäin tärkeää, että ryhmän jokaisen tapaamisen aiheet on suunniteltu etukäteen. Täyttääksemme tämän velvoitteen, me olemme laatineet syvällisen pohdinnan lopputuloksena Ryhmä- eMentorointisuunnitelman. Suunnitelman sisältö ja tavoite on tarkoituksenmukaista kerrata ainakin käsiteltävän aiheen osalta ennen varsinaista kokousta. Tällä varmistamme sen, että pysymme kokoukselle määritellyssä aiheessa. 

3.      Suunnitelmallisuus ja puheenvuorojen pituus

Skype- kokous ja tapaaminen ovat vapaamuotoisia, mutta vain suunnitelmallisuuden avulla voimme varmistaa, että yhdessä sovittuja asioita ehditään käsitellä Skype- kokouksen aikana. Toisena merkittävänä asiana on puheenvuorojen pitäminen kohtuullisen lyhyinä ja ”napakkoina”. Mikäli kykenemme pitämään puheenvuorot riittävän lyhyinä, niin ehdimme käsittelemään kokouksen aiheen kokoukselle määritellyssä aikataulussa. Puheenvuorojen sisällön ja laadun varmistamiseksi aktorit ja eMentorit voivat myös hieman hahmotella/ valmistella omien puheenvuorojen sisältöä ennen kokousta.

Lopuksi:

Voimme nyt yleisesti todeta, että olemme harjoitelleet ja toteuttaneet ensimmäisen Skype-kokouksen (Ryhmä- eMentorointi). Meidän kaikkien on nyt paljon helpompi valmistautua seuraavaan kokoukseen, koska jokainen ryhmän jäsen on nähnyt ja omakohtaisesti kokenut Skype- kokouksen ilmapiirin. Lopuksi voidaan vielä todeta, että kokousilmapiirimme on avoin ja oppimista tukeva, jolloin perusteet hyvän kokouksen toteuttamiselle ovat selkeästi olemassa. 

On hyvä muistaa, että kenelläkään ei ole ”oikeita vastauksia” kaikkiin
mahdollisiin kysymyksiin. Tärkeintä on, että aktorit kertovat avoimesti itseään askarruttavista asioista ja että aktorit ja mentori yhdessä pohtivat asioita oman kokemuksensa valossa.

Hyvää joulua ja rauhallista uutta vuotta kaikille!

Ystävällisin terveisin: Juha Kärkkäinen